深圳市深圳职业技术大学教育基金会证书管理制度

深圳市深圳职业技术大学教育基金会

证书管理制度

第一章  总则

为加强深圳市深圳职业技术大学教育基金会（以下简称“本组织”）各类证书的管理，确保证书保管安全、使用规范、状态有效，维护本组织的合法权益和社会公信力，依据《基金会管理条例》《慈善组织信息公开办法》等有关规定，结合本组织实际，制定本制度。

本制度所称证书，包括登记管理机关核发的基金会法人登记证书（正本、副本）、慈善组织登记证书、社会组织评估等级证书，以及有关行政机关核发的其他证照、资格证书。本组织对外颁发的捐赠证书、荣誉证书的制发与登记，参照本制度执行。

证书管理包括申领、保管、使用、外借、移交、换证和遗失处理等环节。证书管理应当做到专人负责、专柜存放、登记造册、账证相符。

第二章  证书保管

本组织证书由秘书处指定专人负责保管，其中法人登记证书正、副本由副秘书长保管，其他专业性证照由相应岗位人员保管。证书保管人应当具备良好的职业道德和责任意识。

法人登记证书正本应当按照登记管理机关的要求，悬挂或者摆放在办公场所的醒目位置；副本及其他证书存放于专用档案柜，不得随身携带或者随意放置。

证书正、副本应当扫描留存电子件，一并归入本组织档案，便于查询和对外提供。

第三章  证书使用

使用证书原件或者复印件，应当填写《证书使用审批单》，载明使用事由、使用方式、使用期限和经办人，经秘书长审核同意后使用。

对外提供证书复印件，应当加盖本组织公章并注明用途和使用范围，防止被挪用、冒用。严禁在空白纸张上复印证书或者加盖印章。

证书原件原则上不外借。确需外借的，应当经秘书长批准，办理借用登记，明确借用事由和归还期限，由借用人与保管人共同签字；归还时当面核验证书完好情况。

证书保管人因故变动时，应当办理移交手续，签署移交清单，注明移交人、接收人、监交人和移交时间，做到交接清楚、责任明确。

第四章  有效期、换证与遗失处理

证书保管人应当建立证书有效期跟踪机制，在证书届满前及时报告，并按规定办理延续、换证手续，确保证书正、副本日期均在有效期内。

本组织名称、住所、法定代表人、业务主管单位等登记事项发生变更的，应当自变更之日起按规定向登记管理机关申请换发证书，并将原证书交回。

本组织应当按登记管理机关要求按时报送年度工作报告，并留存报送凭证，作为证书持续有效的佐证材料。

证书遗失或者损毁的，保管人应当立即向秘书长报告，查明原因，按规定向登记管理机关报告并声明作废后申请补发；因保管不善造成损失的，按照有关规定追究责任。

第五章  附则

本制度未尽事宜，或者与法律、法规和登记管理机关有关规定不一致的，按有关规定执行。

本制度经发布之日起执行，由理事会负责解释。